Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Effexo är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy. Det innebär att vi bestämmer varför och hur personuppgifter behandlas inom tjänsten, och att vi ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning (GDPR).

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig:

2. Vilken data samlar vi in?

Effexo samlar in följande typer av personuppgifter:

• Kunddata (företagskonto): Företagsnamn, e-postadress och lösenord för administratörer som skapar och hanterar företagets konto. Lösenord hashas alltid och lagras aldrig i klartext.
• Personaldata: Namn, e-postadress och roll för anställda som får tillgång till tjänsten av sin arbetsgivare, samt tidpunkt för senaste inloggning.
• Teknisk data: IP-adress behandlas tillfälligt vid inloggning för att förhindra missbruk (t.ex. upprepade felaktiga inloggningsförsök), men lagras inte i vår databas.
• Kommunikation: Namn, e-postadress och meddelande som anges när någon kontaktar oss via kontaktformuläret på vår hemsida.

3. Hur använder vi din data?

Vi använder insamlad data för följande ändamål:

• Tillhandahålla tjänsten: För att ge företagets personal tillgång till rutiner, recept, checklistor och annan information som företaget har lagt in i StaffGuide.
• Autentisering: För att verifiera att den som loggar in är den den utger sig för att vara, och säkerställa att endast behöriga användare får tillgång till respektive företags information.
• Kundsupport: För att svara på frågor, felsöka problem och ge teknisk support till våra kunder.
• AI-assistenten: När en användare ställer en fråga till StaffGuides AI-assistent skickas frågan, tillsammans med relevant företagsinformation (t.ex. rutiner och recept som företaget har lagt in), till OpenAI för att generera ett svar. Frågorna används enbart för att besvara den aktuella förfrågan.

4. Lagring och säkerhet

Dina personuppgifter lagras på servrar inom EU. All trafik till och från tjänsten krypteras (HTTPS/TLS), och lösenord lagras aldrig i klartext utan hashas med branschstandarden bcrypt. Åtkomst till data begränsas per företag och per roll, så att en användare bara kan se information som hör till det egna företaget och den egna behörighetsnivån.

Data sparas så länge det är nödvändigt för att tillhandahålla tjänsten till dig eller enligt lagkrav. Om ett företag avslutar sitt konto raderas eller anonymiseras tillhörande personuppgifter inom rimlig tid, om inte längre lagring krävs enligt lag.

5. Cookies

Vi använder endast en strikt nödvändig cookie: en inloggningscookie som håller dig inloggad under din session. Den är skyddad mot åtkomst från JavaScript (HttpOnly) och begränsad så att den inte skickas med vid förfrågningar från andra webbplatser (SameSite), vilket minskar risken för vissa typer av attacker. Vi använder inga cookies för analys, marknadsföring eller spårning.

6. Dina rättigheter enligt GDPR

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt till:

• Insyn: Begära en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig.
• Rättelse: Begära att felaktiga eller ofullständiga uppgifter korrigeras.
• Radering: Begära att dina personuppgifter raderas, i den utsträckning det är möjligt enligt lag.
• Begränsning: Begära att behandlingen av dina uppgifter begränsas under tiden en invändning eller felaktighet utreds.
• Invändning: Invända mot hur vi behandlar dina personuppgifter.
• Dataportabilitet: Begära att få ut dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format för att flytta dem till en annan tjänst.
• Klagomål: Lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att dina personuppgifter behandlas felaktigt.

Om du är anställd hos ett företag som använder StaffGuide och vill utöva dina rättigheter rekommenderar vi att du i första hand kontaktar din arbetsgivare, eftersom det är arbetsgivaren som lägger in och styr över personaldatan i tjänsten. Du kan även kontakta oss direkt på kontakt@effexo.se, så hjälper vi dig vidare.

7. Tredjepartsleverantörer

Vi säljer eller delar inte dina personuppgifter med tredjeparter för marknadsföring. För att driva Effexo använder vi följande betrodda tjänsteleverantörer, som behandlar personuppgifter för vår räkning:

• Vercel: Hosting och drift av applikationen.
• Supabase: Databas och lagring av företags- och personaldata.
• OpenAI: AI-bearbetning av frågor som ställs till AI-assistenten, för att generera svar.
• Resend: E-postutskick, t.ex. engångskoder för inloggning till anställda samt vidarebefordran av meddelanden som skickas via kontaktformuläret.

8. Kontaktuppgifter

Om du har frågor om denna integritetspolicy, om vår behandling av personuppgifter, eller vill utöva någon av dina rättigheter enligt GDPR, är du välkommen att kontakta oss: